Kemarin bahasannya tentang zoom, google meet dan skype, sekarang kita bahas gimana strategi buat Work From Home bagi pemula.
Selama ini kita terbiasa mengerjakan projects development remote, jadi client berada dimana kita berada dimana. Karena saat ini team icreativelabs berada di Bandung dan client ada yang berada di remote area ataupun negara lain. Jadi karena kita berusaha tidak ingin merepotkan client dengan waktu dipakai buat meeting jadi kita melakukan optimasi kerjaan dengan cara collaboration online dari remote system.
Dalam melakukan kegiatan projects iCreativelabs melakukan reporting menggunakan flow sebagai berikut:
Melakukan Work From Home bagi perusahaan yang baru kenal dengan sistem ini sebenarnya agak merepotkan, karena kebiasaan pengawasan dilakukan dari meeting ke meeting dan bertatap muka. Walaupun sekarang tatap muka bisa dilakukan secara online dengan aplikasi yang zoom, skype dan google meet.
Salah satu hal penting dari Work From Home adalah sisi trust, dimana kepercayaan kepada team akan menjadikan kita lebih nyaman dengan keadaan dan tidak khawatir apakah team sedang mengerjakan pekerjaan atau sedang asyik nonton netflix. Agar kepercayaan ini berkesinambungan saya akan coba bagi beberapa tips selain kepercayaan:
Gunakan aplikasi kolaborasi online ataupun projects management online
Kolaborasi online menjadi hal penting pada WFH, pada sistem kolaborasi online ini kita diminta untuk saling berbagi progress pekerjaan dan tempat diskusi. Aplikasi kolaborasi online ini menjadi kantor bagi kita selama WFH. Jadi selama ini bercanda dan diskusi yang dilakukan tatap mata dilakukan pada satu panel yang sama yang chat room. Untuk diskusi yang spesifik team bisa membuka chat room khusus lainnya.
Beberapa kolaborasi online yang bisa dipakai diantaranya. Slack, Trello, Asana, Basecamp, Glip dan lainnya.
Saat ini kebanyakan perusahaan melakukan diskusi melalui Whatsapp Group ataupun telegram yang pada dasaranya bukan merupakan aplikasi produktivitas. Dengan Whatsapp memang terlihat lebih mudah karena komunikasi bisa cepat karena bergabung dengan aplikasi pribadi. Sehingga terkadang konsentrasi bercampur antara pribadi ataupun pekerjaan.
Bagi pekerjaan kedalam task list utama dan task list kecil
Pekerja-pekerjaan pada dasarnya dapat dibagi kedalam tasklist-tasklist kecil dan setiap tasklist kecil akan digabung kedalam satu tasklist besar. Pembagian tasklist ini harus dilakukan pencatatan dan diberikan waktu deadline serta siapa penanggung jawab dan team yang akan masuk didalamnya.
Dengan pembagian tasklist ini para supervisor sampai dengan eksekutif dapat melakukan monitoring pekerjaan-pekerjaan yang telah dan akan dilakukan oleh team.
Dengan sistem kolaborasi online seperti glip, trello dan lainnya kita bisa memastikan pekerjaan tetap dikerjakan karena sistem akan melakukan reminder untuk setiap task list yang ada.
Lakukan Reporting harian
Reporting harian ini sangat penting, reporting harian yang terstruktur akan memberikan kemudahan kita dalam mengetahui kondisi pekerjaan. Reporting by email ataupun whatsapp bukalan sebuah penggunaan reporting yang baik, dimana email-email akan bertumpuk satu dengan lainnya. Dengan projects management online ataupun kolaborasi online, report akan masuk ke dalam satu thread khusus yang saling terkait satu dengan lainnya. Hal ini akan memudahkan dalam melakukan koordinasi.
Lakukan Meeting Harian seperlunya
Terkadang ketakutan akan perfomance team menjadikan kita sedikit parno. Dimana setiap supervisor akan melakukan meeting harian yang sering. Sampai-sampai hari ini saya mendengar ada yang melakukan meeting bersama dengan 50 orang team.
Sebenarnya tidak ada yang salah disana. Tetapi meeting dengan 50 orang bukan merupakan hal yang bijak, karena dengan meeting sebanyak itu selain membuang waktu 50 orang juga setiap orang tidak akan terawasi dengan baik karena setiap orang mungkin akan melakukan kegiatan pribadi masing-masing.
Meeting lah dengan maximal 10 orang dan pastikan hasil meeting dapat dishare menjadi sebuat Minute Of Meeting dan bisa dibaca berkali-kali oleh user pada panel online kolaborasi.
Bikin sistem knowledge management
Knowledge management menjadi hal yang penting, dengan adanya knowledge management ini setiap orang akan mendapatkan info yang sama dan mendapatkan ilmu yang sama. Knowledge management akan menghemat waktu bagi para expert dikantor dalam menyelesaikan sebuah kasus karena kasus yang berulang dapat ditemukan pada sistem knowledge management.
Stay Connect
Tetap terkoneksi ke jaringan adalah hal yang sangat penting, karen Work From Home ini artinya kita terkonesi kapanpun dimanapun, dan setiap diskusi ataupun kebutuhan info harus dapat segera didapatkan.
Demikianlah tips selama Work From Home bagi para pembuat keputusan ataupun supervisor. Banyak tips-tips lain yang dapat memudahkan dalam WFH.
iCreativelabs telah banyak membantu perusahaan dalam melakukan optimasi kegiatan bisnis dan operasional melalui IT. Kami dapat memberikan strategi dalam meningkatkan dan melakukan optimasi business anda menjadi digital.
