STUDY CASE: ASTRA GEOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM

Background:

Astra adalah sebuah perusahaan yang memiliki lebih dari 222.000 karyawan pada lebih dari 190 anak perusahaan, perusahaan asosiasi dan pengendalian bersama entitas yang tergabung dalam Grup Astra. Secara umum, bidang usaha Grup Astra dikelompokan kedalam enam segmen usaha, yaitu Otomotif, Jasa Keuangan, Alat Berat dan Pertambangan, Agribisnis, Infrastruktur, Logistik dan Lainnya, dan Teknologi Informasi. Nilai kapitalisasi pasar PT Astra International Tbk ditutup di penghujung tahun 2015 sebesar Rp 300,6 triliun.

Salah satu bidang usaha astra adalah bidang Otomotif yang memiliki jaringan dari ujung timur Indonesia sampai dengan ujung barat  Indonesia dan memiliki unit bisnis dan unit sales yang tersebar hamper disetiap propinsi dan pulau di Indonesia. Dengan data sales yang sangat banyak maka dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mengolah semua data informasi kedalam sistem yang dapat mengambarkan lokasi dari tiap asset sampai dengan sales yang telah dilakukan setiap bulan dan periode pada tiap kabupaten, kecamatan, propinsi ataupun region.

Goals:

Saat ini astra memiliki bank data berupa data warehouse yang sangat kompleks, dengan jumlah data yang di hasilkan tiap hari dari tiap unit bisnis dan tiap produk yang dijual menjadikan sulitnya penyajian informasi. Penyajian informasi existing saat ini hanya berupa tabel-tabel yang memberikan gambaran penjualan secara horizontal tanpa dapat memberikan gambaran perbandingan penjualan antar produk, sales, market share dan penyebaran data berdasarkan area.

Astra membutuhkan sebuah sistem yang dapat menyajikan data-data yang ada pada sistem datawarehouse astra agar menjadi sebuah informasi yang lebih baik dan dapat memberikan gambaran summary dan detail penjualan secara area dengan indikator-indikator khusus (indikator perbandingan, indikator statistik dan indikator warna).

Selain dapat menunjukkan indikator secara internal sistem GIS (Geographic Information System) yang dibangun harus dapat memberikan informasi tentang produk-produk saingan lainnya dan lokasi-lokasi sales dari tiap kompetitor.

Solution:

Solusi yang diberikan dalam pengembangan aplikasi ini adalah pembuatan sistem informasi geographic information system yang akan memberikan informasi dan data secara area, sehingga dapat dilihat penyebaran sales dan perkembangan sales yang terjadi.

GIS Mapping Area With Google API

Target Audiences:

Target audiences yang disasar pada pengembangan aplikasi:

Executive: Pihak executive sebagai pengambil keputusan harus dapat melihat perkembangan dan penyebaran area sales, maket share dan unit penjualan tanpa perlu disajikan detail-detail khusus. Mereka cukup dengan hanya melihat area peta yang selanjutnya akan dapat membuat sebuah keputusan-keputusan secara executive.

Head Regional & Regional Area: Head regional area harus dapat melihat data-data penjualan berbasiskan GIS (Geographic Information System)  sehingga dapat mengawasi pengembangan wilayah dan area-nya dan dapat melakukan keputusan-keputusan strategis untuk menumbuhkan unit-unit bisnis pada regionalnya.

Dealer and Sales: Setiap dealer dapat melihat dan mengawasi perkembangan area scope penjualan per dealer (kabupaten&kecamatan) sehingga setiap dealer dapat mengetahui produk dan unit yang sedang laku dan berkembang. Dan dapat membuat keputusan dalam pengembang unit-unit sales yang akan dikembangkan.

Challenge:

Tantangan yang dihadapi dalam pengembangan aplikasi ini adalah bisnis proses dan requirement yang complex, dimana pengolahan data dan informasi dari warehouse yang masih bersifat mentah dan dibutuhkan pemodelan data yang sesuai agar data yang dihasilkan sesuai harapan.

Selain itu  dengan besarnya data yang akan di proses akan membuat sistem lambat karena waktu pemrosesan data karena distribusi informasi akan menyebar ke beberapa kota kecil yang memiliki bandwidth yang kecil.

Bagaimana menggabungkan sistem datawarehouse dengan data-data lain yang tidak terkait tanpa keterikatan secara langsung dengan database internal yang dibuat dikarenakan bentuk data yang sering berubah.

Solution:

Solusi yang diberikan dalam pengembangan aplikasi ini adalah pembuatan aplikasi GIS (Geographic Information System) yang dapat melakukan mapping data-data menjadi sebuah informasi berdasarkan area national (Indonesia) dan area dalam level region, kabupaten dan kecamatan.

Sistem yang dibangun menggunakan C# (.Net) dengan database SQLServer dan Google Map API V3.

Sebelum menggunakan Google Map API Astra Intenational terlebih dahulu memilih sistem Mapping menggunakan ArcServer setelah melakuan diskusi, pihak iCreativelabs sebagai vendor memberikan masukkan untuk menggunakan Google Map API dikarenakan Google Map API memiliki fleksibilitas yang lebih tinggi dan API yang telah lengkap, selain itu Google Map API memiliki support community yang solid.

Solusi fitur yang diberikan dalam pembangunan aplikasi adalah:

  • Pembagian area berdasarkan (National, Region, Kabupaten dan kecamatan)
  • Pembuatan sistem penampilan informasi berdasarkan titik dan polygon area
  • Dealer Mapping and POS (point of sales) Mapping
  • Dealer Perfomance and POS perfomance
  • Marker Position Business unit with profile and sales
  • Marker Position competitor with profile
  • Channel Distribution
  • Retail Sales Perfomance and Detail
  • Market Area sales and Detail
  • Sales Result, Sales perfomance and Detail
  • Down payment Perfomance and Detail
  • MarkerShare Peromance and Detail
  • Reporting system and download
  • Sales Unit Position
  • Data BPS Mapping (Badan Pusat Statistik)
  • Role user aplikasi
  • Asset Tracking

Resulting:

Dengan implementasi dari Astra GIS (Geographic Information System) ini penyajian data secara regional maupun area menjadi lebih mudah dibaca dengan format yang sederhana namun lengkap, sehingga diharapkan pengambilan keputusan dari sisi internal HSO astra dan dari external sales unit menjadi lebih mudah.

Penyajian data perarea juga dapat memberikan gambaran yang jelas dan terkini dari kondisi sebenernya di lapangan pada area tersebut.

Selain itu laporan-laporan yang diberikan sudah merupakan data ter-summary sehingga data perbandingan ataupun perfomance dapat dipandang dari sudut pandang lain.

Siapkah Perusahaan Anda Menerapkan GIS?

Geographic Information System (GIS) menjadi satu tren tersendiri di kalangan eksekutif. Perusahaan- perusahaan berusaha menerapkan GIS agar bisa lebih unggul dari kompetitor dalam hal pengambilan keputusan.

Namun mengaplikasikan GIS ini tidak bisa sembarangan. Butuh perencanaan yang matang dalam proses perencanaan pemakaian GIS di perusahaan.

Mungkin Anda bertanya-tanya, “mengapa kami harus merencakan penggunaan GIS? Bukankah cukup dengan membeli komputer dan melengkapinya dengan software GIS, memasukkan data-data, lalu GIS bisa dengan mudah diaplikasikan di perusahaan kami?

Belajar perencanaan GIS sambil jalan itu bisa membuat perusahaan merugi. Faktanya, penerapan yang terlalu cepat bisa menyebabkan pekerjaan justru jadi melambat dan menambah-nambah pekerjaan. Begitu  pula sebalknya, perencanaan yang baik akan menghasilkan penerapan GIS yang berhasil.

Memahami apa yang sebenarnya ingin Anda dapatkan dari GIS itu sangat penting. Jangan sampai Anda memutuskan untuk menggunakan GIS hanya karena mendengar kabar kalau GIS ini sangat membantu kinerja perusahaan. Jangan juga Anda memilih untuk menggunakan GIS hanya karena tidak ingin tertinggal dalam inovasi teknologi. Alih-alih, Anda hanya mendapat sistem yang tidak sesuai dengan harapan Anda.

Anda perlu menentukan kebutuhan GIS perusahaan Anda mulai dari sisi proses perencanaan. Dengan begitu, Anda bisa terhindar dari membuat sistem tanpa adanya prioritas dalam benak Anda.

Jika Anda seorang manajer, Anda perlu memhami bisnis Anda dan tentukan hal-hal yang dapat menguntungkan bisnis Anda. GIS memberikan keuntungan mendasar berupa produk informasi.

Produk informasi adalah data yang diubah menjadi informasi yang benar-benar berguna untuk Anda. Misalnya saja, hasil analisis aktivitas ekonomi yang berkaitan dengan lokasi tertentu, yang ditampilkan dalam bentuk peta. Jika informasi ini bisa membantu Anda untuk melakukan pekerjaan Anda dengan lebih baik, lebih cepat, dan lebih efisien, maka hal tersebut termasuk produk informasi.

GIS bisa hanya membuang-buang uang jika tidak menghasilkan produk yang bermanfaat bagi perusahaan. Ini bisa membahayakan proyek GIS yang sedang dijalankan dan bisa jadi, status pekerjaan Anda.

Begitu Anda sudah mengidentifikasi produk informasi yang Anda butuhkan, Anda bisa menentukan data apa yang Anda perlukan untuk mendapatkannya. Setelah itu, Anda juga bisa menghadapi masalah toleransi kesalahan dalam mendesain konsep databasenya.

Dari jenis data dan jumlah data yang dibutuhkan, Anda bisa menentukan ruang lingkup sistem dengan menspesifikasikan kemampuan piranti lunak. Anda juga bisa menentukan sistem yang Anda butuhkan dari piranti keras dan jaringan.

Dari kebutuhan-kebutuhan ini, Anda bisa mengembangkan model biaya yang akurat sehingga cost-benefit analysis bisa diperjelas. Setelah fondasi ini selesai, Anda bisa mencari tahu hal-hal yang perlu Anda lakukan untuk mengimplementasikannya, seperti kebijakan perusahaan, budget, penempatan staf, risiko, dan penjadwalan, serta cara-cara untuk menghadapi masalah-masalah ini. Alhasil, GIS ini menjadi efektif, efisien, dan bermanfaat bagi seluruh perusahaan.

Pengimplementasian dan pemeliharan GIS bisa jadi cukup mahal bagi perusahaan. Namun perencanaan yang baik membuat investasi yang dialokasikan untuk GIS menjadi terbayarkan berkali-kali lipat.

iCreative Labs menyediakan layanan perencanaan dan pengaplikasian GIS untuk perusahaan Anda. Pastikan GIS yang perusahaan Anda gunakan memiliki fitur-fitur  yang benar-benar perusahaan Anda butuhkan.

Jangan Sampai Tim Marketing Perusahaan Anda Terlambat Menggunakan GIS

gambar: GIS persebaran ATM OCBC NISP

Geographic Information System alias GIS bisa didefinisikan sebgai seperangkat peralatan otomtasi dan sistem informasi, biasanya membutuhkan komputer, yang digunakan untuk mengumpulkan, mengorganisasi, mengenalisis, dan menggunakannya untuk membantu pengambilan keputusan yang berhubungan dengan lokasi geografis spesifik.

Walau data geografis memang sudah ada dari dulu, adanya personal computer dan pengembangan software pemetaan yang bisa memproses dan menghadirkan informasi geografis secara visual telah meningkatkan kemampuan pengambil keputusan untuk meningkatkan data geografis.

Untuk memahami kemampuan sebenarnya dari GIS, berikut ini beberapa contoh skenario yang membuat GIS dapat membantu pengambilan keputusan.

Ilustrasi Manfaat GIS untuk Bisnis, terutama Pemasaran

A: seorang manajer marketing dari restoran siap saji mencoba melakukan analisis kompetitif dari pesaing-pesaing di sekitar wilayah cabang-cabangnya, mempelajari tren demografis, sampai jarak antara konsumen dan restoran.

B: manajer marketing dari perusahaan otomotif mencoba memprediksi permintaan pasar terhadap mobil berdasarkan komposisi demografis pasar, perumahan-perumahan baru yang sedang dibangun di daerah tersebut, dan batas-batas daerah, termasuk informasi wilayah pemukiman dan komersial.

C: manajer marketing yang membawahi jutaan pengecer dan pramuniaga perlu merencanakan rute penjualan untuk bulan depan dengan memperhitungkan lokasi retail, besar kecilnya masing-masing outlet penjualan, jam buka outlet tiap retail, dan kebijakan inventaris tiap outlet.

Sebelum adanya GIS, dalam ketiga skenario di atas, manajer marketing harus bergantung pada spreadsheet, yang berisi informasi dalam bentuk ratusan baris dan kolom yang tidak bisa ditampilkan secara visual. Ini membuat pengambilan keputusan menjadi sulit dan juga lebih abstrak. Memvisualisasikan batas wilayah, jarak antaroutlet, lalu lintas jalan raya, dan transportasi menjadi hampir tidak mungkin tanpa adanya GIS.

Adanya GIS telah membuat pengambil keputusan mampu memvisualisasikan dan mengombinasikan data dengan cara yang lebih interaktif. Misalnya saja, data yang menyangkut kode pos yang berdekatan dapat dilihat pada peta, bukan hanya informasi angka-angka yang abstrak.

GIS membuat pengambilan keputusan, seperti forecast permintaan, lokasi outlet retail, perencanaan rute pengiriman, atau berbagai analisis kompetitif lainnya dapat diamati secara interaktif pada peta. Alhasil pemahaman pengambil keputusan menjadi lebih meningkat, terutama dalam hal konteks spasial dari pasar.

GIS memungkinkan pengambil keputusan untuk mengubah data menjadi informasi dan pengetahuan yang dapat membantu pengambilan keputusan. Dalam Journal of Marketing Research, Huff dan Batsell menuliskan pentingnya GIS bagi pemasaran alias marketing.

Pengetahuan akan lokasi geografis dan luas wilayah dari sebuah pasar itu sangat penting dalam merencanakan dan mengevaluasi strategi pemasaran. Pengetahuan tersebut dapat digunakan dalam menganalisis variasi dari penetrasi penjualan, menentukan wilayah penjualan, mengevaluasi perbedaan respon cara promosi, mempertimbangkan lokasi cabang baru, menentukan titik-titik promosi, memprediksi penjualan, dan menganalisis potensi pasar.

Geografi itu sangat penting dalam marketing karena supply & demand itu sangat tergantung pada jarak, titik-titik supply & demand terpisah secara spasial, dan jarak menjadi salah satu faktor biaya dalam bisnis. Dulu, pengetahuan geografis ini belum dapat digunakan karena kurangnya data dan juga belum ada tools yang bisa menganalisis data tersebut. Namun beberapa tahun ini sudah ada ledakan big data. Dengan adanya GIS, kemampuan untuk menganalisis data untuk membantu pengambilan keputusan juga menjadi sangat berkembang.

Tren Penggunaan GIS untuk Bisnis

Penggunaan GIS dalam bisnis dan pemasaran akan terus tumbuh. Pertumbuhan ini bukan hanya karena ketersediaan data namun juga karena interaksi antara faktor-faktor pemrosesan informasi dengan lingkungan. Faktor-faktor ini termasuk ketersediaan data geografis, pertumbuhan sistem informasi, globalisasi, integrasi internet ke dalam GIS, serta peningkatan pemahaman dan juga komunikasi saat data ditampilkan secara visual, bukan hanya dalam bentuk teks atau tabel.

Perusahaan yang menerapkan GIS dalam pemasaran produk dan jasanya akan memiliki keunggulan kompetitif dibanding kompetitor-kompetitornya. Jangan sampai perusahaan Anda tertinggal dalam menerapkan alat bantu pengambil keputusan yang satu ini.

Yang terlambat, bisa terhambat.